Regelzaken voor patiëntenorganisaties
Patiëntenorganisaties moeten nogal wat regelen om alles soepel te laten draaien. INVOLV krijgt er regelmatig vragen over. Met onderstaande informatie helpen we patiëntenorganisaties op weg.
Voorkom teleurstelling, conflict of andere narigheid binnen je organisatie door in ieder geval de basis op orde te brengen. Met onderstaande informatie helpen we je graag verder.
Direct naar:
- Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
- Vrijwilligersvergoeding
- Klachtenregeling
- Zittingstermijn bestuurders
- Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR)
- Decharge: persoonlijke aansprakelijkheid bestuur
- ICT en online werken
- AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
De Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
Een Verklaring Omtrent Gedrag, ook wel VOG, is een verklaring waaruit blijkt dat iemands (justitiële) verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving.
Bij de beoordeling van een VOG-aanvraag kijkt Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van justitie en veiligheid, of iemand strafbare feiten op zijn naam heeft staan die een risico vormen voor de functie of het doel waarvoor de VOG wordt aangevraagd.
De regels rond een VOG zijn duidelijk. Maar, vraag je vrijwilligers nu wel of niet om een VOG? Biedt een VOG zekerheid of is dit maar schijn?
Zet de volgende stap om jullie procedure met de VOG (verder) op orde te brengen. Ook als je denkt dat je organisatie deze procedure al goed geregeld heeft, kan een tussentijdse check geen kwaad.
In onderstaande video bespreken adviseurs Jolanda van Dijk en Martine Versluijs wat een VOG is, wanneer die verplicht is en waarom je als organisatie aan vrijwilligers of medewerkers een VOG zou vragen.
Meer informatie over de VOG
- de basisinformatie over de regeling gratis VOG Verklaring Omtrent het Gedrag vind je op de website van het CIBG van het ministerie van VWS.
- meer informatie over preventief beleid vrijwilligersorganisaties vind je eveneens op de website van het CIBG van het ministerie van VWS.
De vrijwilligersvergoeding
Vrijwilligers doen hun werk belangeloos. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat ze eventuele onkosten die ze daarbij maken voor eigen rekening nemen. Daarvoor is de vrijwilligersvergoeding bedoeld.
Onderstaande video behandelt de verschillende vormen van de onkostenvergoeding en de eventuele fiscale gevolgen.
Let op: De bedragen in de video zijn van 2020. De actuele vrijwilligersvergoeding vind je op de website van de Belastingdienst.
Meer informatie over de vrijwilligersvergoeding
- Actuele informatie over de belastingregels rond vrijwilligersvergoedingen vind je op de website van de belastingdienst.
- Vacatiegelden, vergoedingen voor bestuursleden, vallen ook onder de vrijwilligersvergoeding. De hoogte van belastingvrij vacatiegeld is gekoppeld aan een salarisschaal van rijksambtenaren.
Klachtenregeling
INVOLV ondersteunt bij het afhandelen van klachten aan het adres van je organisatie. Dat doen we met een model klachtenregeling en onafhankelijke klachtencommissie als het niet lukt om de klacht binnen je organisatie op te lossen.
Alle vrijwilligers en medewerkers van je patiënten- of cliëntenorganisatie doen natuurlijk hun uiterste best om leden en andere betrokkenen zo goed mogelijk van dienst te zijn. Toch kan er iets fout gaan of anders lopen dan was afgesproken. Waar mensen werken gaat weleens iets fout.
Met een klachtenregeling stel je gedupeerden in staat een formele klacht in te dienen, zodat je organisatie die correct kan afhandelen.
Model klachtenregeling
INVOLV heeft voor patiënten- en cliëntenorganisatie een model klachtenregeling opgesteld. De regeling kun je hieronder downloaden en op maat maken door op de geel gearceerde plekken de naam van je organisatie in te vullen. Publiceer de bewerkte klachtenregeling op jullie website.
Download de model klachtenregeling (april 2019).
Onafhankelijke klachtencommissie
Lukt het niet om een klacht binnen je organisatie op te lossen? Dan helpen we de klacht correct af te handelen met een onafhankelijke klachtencommissie. INVOLV organiseert dit en levert een ambtelijk secretaris die ondersteunt bij de inhoudelijke en organisatorische aspecten.
De klachtencommissie bestaat uit 2 externe leden en 1 lid van jouw organisatie. De commissie doet uitspraak over de klacht, met een gemotiveerd oordeel, de wijze van behandeling en eventuele aanbevelingen.
Zittingstermijn bestuurders
In een bestuur stappen zonder zittingstermijn is onaantrekkelijk. Want wanneer mag je dan stoppen? Maximaal 2 maal een termijn van 4 jaar is voldoende. Dan mag een nieuw bestuurslid het stokje overnemen. Met weer nieuwe inzichten en een andere werkwijze.
Wat is een zittingstermijn?
Een zittingstermijn is de periode waarvoor de bestuurder van een vereniging of stichting is benoemd. De wet vermeldt geen minimale of maximale zittingstermijn voor bestuurders van een vereniging of stichting. Daarom worden de zittingstermijnen en eventuele afspraken rondom herbenoeming van bestuurders gewoonlijk in de statuten vastgelegd. Het is belangrijk om de afgesproken zittingstermijnen te handhaven.
Waarom zittingstermijnen handhaven?
Zodra de zittingstermijn van een bestuurder verloopt, is deze juridisch geen bestuurder meer. Besluiten die de bestuurder vanaf dat moment neemt, kan de Rechtbank onder specifieke omstandigheden vernietigen. Bestuurders kunnen in sommige gevallen zelfs voor de gevolgen aansprakelijk gehouden worden.
Hoe voorkom je problemen met de zittingstermijnen?
Maak een rooster van aan- en aftreden om problemen door verlopen zittingstermijnen te voorkomen. Dit is een overzicht van de data waarop bestuursleden zijn benoemd en wanneer hun zittingstermijn eindigt, na eventuele herbenoemingen.
Waarom is zo’n rooster handig?
Met een rooster van aan- en aftreden heb je een goed overzicht van de zittingstermijnen van alle bestuurders. Je ziet wanneer ze herbenoemd kunnen worden, en wanneer hun maximale zittingstermijn erop zit. Zo weet je wanneer je weer aandacht moet besteden aan het werven van nieuwe bestuursleden. Bovendien ben je zo altijd op tijd met het schrijven van de afscheidsspeeches.
Interesse in meer tips voor bestuurstaken?
Deze informatie over zittingstermijnen kwam tot stand met input van wbtr.nl, het online platform over de Wet Bestuur en Rechtspersonen. Daar vind je ook een handige BestuursChecklist. Hieronder lees je meer over de WBTR, het online platform wbtr.nl en de 50% kortingsactie.
De Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR)
Sinds 21 juli 2021 moeten alle verenigingen en stichtingen voldoen aan de wet WBTR. Die wet moet wanbestuur, onverantwoordelijk financieel beheer, misbruik van positie en andere ongewenste activiteiten voorkomen. De gevolgen van de wet voor je organisatie zijn afhankelijk van het huidige bestuursmodel en de statuten van je organisatie.
Meer informatie over de wet vind je op wbtr.nl, met onder meer een WBTR-stappenplan en een handige BestuursChecklist. Met de code PGO50 krijg je 50% korting op een abonnement op de diensten van wbtr.nl.
Persoonlijke aansprakelijkheid bestuursleden
Een bestuurslid van een vereniging of stichting kan persoonlijk aansprakelijk zijn. Ook na lange tijd. Dat wil je natuurlijk niet. Zorg daarom dat je de decharge van je beleid goed regelt. Hoe dat moet? We helpen je op weg.
Wat is decharge?
Met het verlenen van decharge wordt een bestuur of een bestuurslid ontslagen van aansprakelijkheid voor het beleid dat in een bepaalde periode is gevoerd. De decharge geldt voor de bestuurshandelingen die vooraf gedeeld zijn. Zorg daarom dat het bestuursbeleid is vastgelegd:
- voor een stichting: in het bestuur
- voor een vereniging: in de algemene ledenvergadering.
Decharge geldt niet bij fraude
Een dechargebesluit heeft alleen interne werking. Ofwel: het bestuur is alleen ontslagen van aansprakelijkheid voor de stukken die besproken zijn in de vergadering. Decharge geldt nooit voor fraude of onbehoorlijk bestuur. Voor een greep uit de kas kan een bestuurder of ex-bestuurder nog altijd aansprakelijk worden gesteld.
Hoe regel je het?
Zorg dat de regeling voor decharge is opgenomen in de statuten of in het huishoudelijk reglement.
- Decharge is jaarlijks een officieel punt op de agenda van de bestuursvergadering (bij een stichting) of de algemene ledenvergadering (bij een vereniging).
- Verstrek de stukken (jaarverslag, jaarrekening en andere documenten) vooraf aan de deelnemers van de vergadering.
- Zorg dat het vergaderverslag, inclusief het besluit tot decharge, ondertekend wordt door alle bestuursleden.
Dit bericht maakten we in samenwerking met wbtr.nl. Patiëntenorganisaties kunnen op de website wbtr.nl terecht voor een bestuurschecklist en een WBTR-stappenplan. Met de code PGO50 krijg je 50% korting op een abonnement op de diensten van wbtr.nl.
ICT en online werken
Als je je ICT goed inricht, kun je je medewerkers en / of vrijwilligers veilig en professioneel laten (samen)werken, ook vanuit huis. Non-profitorganisaties kunnen gratis of voordelig gebruikmaken van verschillende softwarelicenties en diensten van onder andere Google, Microsoft, Zoom en Adobe. Op de website van Techsoup vind je een overzicht van ICT-producten en diensten voor non-profits.
Voor online werken en vergaderen kun je als non-profit gratis gebruikmaken van Teams, het online vergaderplatform van Microsoft. Via Teams heb je vanaf elke werkplek ook veilig toegang tot je bestanden. Handig als je met meerdere mensen vanuit huis werkt. Kijk op de website van Microsoft voor oplossingen en technologie voor non-profitorganisaties. Je kunt bij Microsoft ook een e-book opvragen (Engelstalig) met uitleg en tips over het gebruik van Teams.
AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)
De AVG, Algemene Verordening Gegevensbescherming, stelt vanwege privacybescherming eisen aan het verwerken van persoonsgevens. Met 10 checks, veelgestelde vragen, tips en modelovereenkomsten helpt INVOLV patiëntenorganisaties hieraan te voldoen. Bekijk de volgende artikelen in de Kennisbank:
10 Checks voor de privacywet (AVG)
